الفصل 13 - تحسين تنظيم وإدارة الإرشاد

الفصل 13 - تحسين تنظيم وإدارة الإرشاد M. W. الدرون، J. Vsanthakumar، وS. Arulraj علامة دبليو الدرون هو أستاذ الدراسات الإرشاد الريفي في جامعة جيلف، جيلف، كندا؛ J. Vsanthakumar هو أستاذ الإرشاد الزراعي، جامعة Annamalai، الهند؛ وS. Arulraj هو أحد كبار العلماء، الإرشاد الزراعي، قصب السكر تربية معهد، الهند. إدارة الناس على نحو فعال في برامج الإرشاد هو المهارة التي تتطلب التخطيط والتطوير المستمر. مدير برنامج الإرشاد يمكن تعريفها بأنها الشخص الذي تتمتع بسلطة رسمية على مؤسسة أو واحد من الوحدات الفرعية. ديه أو لديها الحالة التي تؤدي إلى العلاقات الشخصية المختلفة، وهذا من يأتي الحصول على المعلومات. المعلومات، في المقابل، تمكن المدرب وضع الاستراتيجيات واتخاذ القرارات، وتنفيذ الإجراءات (منسبيرج، 1988). وفيما يتعلق بالإدارة مع تحقيق الأمثل لأهداف المنظمة وأهداف مع ومن خلال أشخاص آخرين. تتميز منظمات إدارة الإرشاد من قبل العديد من الاستراتيجيات ويمتد نطاق السيطرة، والديمقراطية، والحكم الذاتي. لا يمكن اختزالها الممارسات الإدارية لمجموعة واحدة موحدة من المبادئ التوجيهية التشغيلية التي ستعمل لجميع المنظمات باستمرار. ومع ذلك، فإن جميع مديري المنظمات المهنية يواجه نفس التحدي: لإدارة واحدة من الوقت، والأهداف، والموارد من أجل إنجاز المهام وتنفيذ الأفكار (الدرون، 1994). مدراء برامج الإرشاد يدركون بألم الحاجة إلى مراجعة وتطوير المهارات الجديدة التي عقدها الأداء العالي اليوم. إذا لم يتم التعامل مع التغيير بشكل صحيح، يمكن أن يكون أكثر تدميرا من أي وقت مضى. تعكس الأداء العالي، واكتشاف، وتقييم، والفعل. وهم يعرفون أن التركيز الجديد على ربط رؤساء والقلوب، وأيدي الناس في منظمتهم ضروري. مدراء المخضرمين يعرف ما يجب القيام به ولكن النضال مع كيفية القيام بذلك. في كثير من الأحيان أنهم يفضلون يعتبرون أنفسهم كمعلمين أو الاتصالات بدلا من المديرين. وهذا يؤدي إلى عدم الاستفادة من كمية متزايدة من المؤلفات حول نظرية الإدارة والممارسة. جذر المشكلة هو التنفيذ. يجب أن تعلم كيفية تحفيز الآخرين، وبناء فريق عمل فعال. تعرف أكثر رسميا، الإدارة هي العملية التي من خلالها الناس، والتكنولوجيا، والمهام الوظيفية، والموارد الأخرى يتم الجمع والتنسيق وذلك لتحقيق الأهداف التنظيمية على نحو فعال. عملية أو وظيفة هي مجموعة من الأنشطة ذات الصلة المساهمة في عمل أكبر. وتعتمد الوظائف الإدارية على فلسفة مشتركة والنهج. أنها تتمحور حول ما يلي: 1. تطوير وتوضيح مهمة والسياسات والأهداف من وكالة أو منظمة 2. إنشاء الهياكل التنظيمية الرسمية وغير الرسمية كوسيلة لتفويض السلطة وتقاسم المسؤوليات 3. تحديد الأولويات ومراجعة وتنقيح الأهداف من حيث المتطلبات المتغيرة 4. الحفاظ على اتصالات فعالة ضمن الفريق العامل، مع مجموعات أخرى، ومع المجتمع الأكبر 5. اختيار وتحفيز وتدريب وتقييم الموظفين 6. تأمين الأموال وإدارة الميزانيات؛ الإنجازات وتقييم 7. أن تكون مسؤولة أمام الموظفين، والمشاريع الكبيرة، وعلى المجتمع ككل (والدرون، 1994b). وظائف الإدارة المذكورة أعلاه يمكن تصنيفها باستخدام POSDCORB اختصار (Bonoma سلفين، 1978، من Gulick Urwick، 1959): 183؛ التخطيط: تحدد الفلسفة، والسياسة، والأهداف، والأمور الناتجة التي يتعين إنجازها، وتقنيات الإنجاز 183؛ تنظيم: إنشاء الهياكل والنظم التي يتم من خلالها ترتيب الأنشطة المحددة، ومنسقة من حيث بعض الأهداف المحددة 183؛ التوظيف: تحقيق وظيفة الأفراد، والذي يتضمن تدريب الموظفين واختيار والحفاظ على ظروف عمل مواتية 183؛ توجيه: اتخاذ القرارات، التي تجسد القرارات في التعليمات، والعامل بوصفه زعيم المؤسسة 183؛ تنسيق: علاقات متبادلة بين أجزاء مختلفة من العمل 183؛ التقارير: حفظ أولئك الذين كنت مسؤولا، بما في ذلك كل من الموظفين والجمهور، أبلغ 183؛ الميزانيات: وضع الخطط المالية، والحفاظ على المحاسبة وإدارة مراقبة الإيرادات، وإبقاء التكاليف تمشيا مع الأهداف التخطيط هي وظيفة الإدارة الرئيسية لأي عامل التمديد. هو عملية تحديد مقدما ما يجب إنجازه، عندما، على يد من، وكيف، وبأي ثمن. بغض النظر عن ما إذا كانت تخطط لأولويات برنامج طويل الأجل أو تخطط لعقد اجتماع لمدة ساعتين، والجانب التخطيط للإدارة هو المساهم الرئيسي في نجاح والإنتاجية. ببساطة، "إذا كنت لا تعرف أين أنت ذاهب، فإنك لن تعرف متى كنت قد وصلت!" التخطيط هو عملية تحديد أهداف المنظمة وأهدافها وجعل الأحكام لتحقيقها. أنها تنطوي على اختيار مسار العمل من البدائل المتاحة. التخطيط هو عملية تحديد الأهداف التنظيمية وتطوير المباني حول البيئة الحالية، واختيار مسار العمل، وبدء الأنشطة اللازمة لتحويل الخطط إلى عمل، وتقييم النتائج. وأنواع التخطيط أن مديري الانخراط في تعتمد على مستواهم في المنظمة وعلى حجم ونوع المؤسسة. عموما هناك أربعة أنواع رئيسية من عمليات التخطيط: الاستراتيجية والتكتيكية، الطوارئ، والإدارية. التخطيط الاستراتيجي ويشمل تحديد الأهداف التنظيمية وكيفية تحقيقها. هذا يحدث عادة في مستوى الإدارة العليا. التخطيط التكتيكي قلقة مع تنفيذ الخطط الاستراتيجية وينطوي الإدارة الوسطى والدنيا. التخطيط للطوارئ تتوقع المشاكل المحتملة أو التغييرات التي قد تحدث في المستقبل ويستعد للتعامل معها بشكل فعال عند ظهورها (مارشال، 1992). عادة ما يعتبر التخطيط الإداري عن التخطيط الجزئي. كما أنه يساعد في الجمع بين الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف العامة للمنظمة التمديد. قد تشرع في تقييم الاحتياجات حاجة لوضع خطة. عملية التخطيط تبدأ إنشاء الفلسفة التي تتكون من البيانات التي تصف القيم والمعتقدات والمواقف للمنظمة. بيان مهمتها هو إعلان غرضه أو سبب وجوده. بعد أن تم إنشاء البيانات الفلسفة والبعثة، وتحديد الأهداف، والأهداف المختلفة. أهداف وعادة ما تكون البيانات العامة التي المشروع ما هو الذي يتعين إنجازه في المستقبل. والهدف من ذلك هو بيان ملموسة تصف إجراءات محددة. هي محددة سلفا سياسات أدلة لصنع القرار؛ انهم وضع حدود أو الحدود التي يجوز اتخاذ الإجراءات اللازمة. ترتبط المديرين لوضع السياسات بطريقتين. لأول مرة، وأنها تلعب دورا حاسما في تنفيذ السياسات التنظيمية التي تم وضعها من قبل الإدارة العليا. ثانيا، لأنها تخلق السياسات داخل إداراتهم كمرشدين لمجموعات العمل الخاصة بهم. إجراءات تجمل سلسلة من الخطوات التي يجب اتباعها عند تنفيذ سياسة مصممة أو اتخاذ مسار عمل معين. تستخدم قواعد لتوفير تعليم النهائي واضح. عادة ما تكون غير مرنة. التخطيط هو تصميم المستقبل، وتوقع المشاكل، وتخيل النجاح. باختصار، التخطيط أمر ضروري لكل من يريد البقاء على قيد الحياة. وظائف التنظيم والقيادة، والتوظيف، والميزانية هي وسيلة لتنفيذ قرارات التخطيط. كل من هو مخطط - مخطط من وجبات الطعام، من وقت العمل، الإجازات، من الأسر. التخطيط الرسمي، ومع ذلك، يميز المديرين من غير المديرين والمديرين اعتبارا من المديرين غير فعالة. رسميا مديري القوات التخطيط للتفكير في المستقبل، لتحديد الأولويات، وتشجيع الإبداع، لتوضيح أهداف واضحة، والتنبؤ للمستقبل من حيث المشاكل المتوقعة والحقائق السياسية. التخطيط بعيد المدى التخطيط البعيد المدى له أهمية حيوية في أنه يركز الاهتمام على القضايا المستقبلية الحاسمة التي هي حيوية هامة للمنظمة. أنها تنطوي على دراسة الاتجاهات والقضايا المجتمعية، ومسح احتياجات المتعلمين الحالي والمتوقع، وإدراكا من اتجاهات البحوث طويلة الأجل والتغيرات في التكنولوجيا. قد يظن كثير من العاملين في مجال الإرشاد أن هذه الإدارة هو أبعد من مستوى السلطة والسيطرة، أو المشاركة. قد شعروا أن هذه الإدارة هي من اختصاص مدير، نائب وزير، أو رئيس. ومع ذلك، في حين أن المستويات العليا من الإدارة يجب أن تشارك، وأولئك الذين تنفيذ أهداف الناجمة عن التخطيط طويل المدى وينبغي أيضا أن تشارك. تخطيط إستراتيجي تم تعريف التخطيط الاستراتيجي الذي له علاقة مع تحديد الأهداف الأساسية للمنظمة وتخصيص الموارد اللازمة لتحقيقها. تحدد استراتيجية الاتجاه الذي تحتاج المنظمة للانتقال إلى إنجاز مهمتها. تعمل خطة استراتيجية كخارطة طريق لتنفيذ الاستراتيجية وتحقيق نتائج على المدى الطويل. في بعض الأحيان وجود فجوة كبيرة بين الخطة الاستراتيجية والنتائج الحقيقية. لتعزيز الأداء التنظيمي، الناس يجب أن يكون جزءا أساسيا من الاستراتيجية. ويمكن للمنظمة أكثر قدرة وكفاءة أقوى تنشأ من خلال تحديد كيفية أعضائه يمكن أن تدعم الاستراتيجية الشاملة (الشكل 1). التخطيط الاستراتيجي يختلف عن التخطيط على المدى الطويل. التخطيط بعيد المدى يبني على الأهداف والممارسات الحالية ويقترح تعديلات للمستقبل. التخطيط الاستراتيجي، ومع ذلك، يرى تغييرات أو التغييرات المتوقعة في البيئة التي تشير إلى تحركات أكثر جذرية بعيدا عن الممارسات الحالية. عند القيام التخطيط الاستراتيجي، ويجب التأكيد على تنظيم تخطيط الفريق. من خلال إشراك المتضررين من هذه الخطة، المهد يبني فهما واسعة التنظيم والالتزام بالخطة الاستراتيجية (فليمنغ، 1989). عناصر الخطط الاستراتيجية ما يلي: 183؛ بيان مهمة المنظمة - ما 183؛ التحليل الاستراتيجي - لماذا 183؛ صياغة الاستراتيجية - أين 183؛ تنفيذ الأهداف طويلة الأجل - متى وكيف 183؛ الخطط التشغيلية - متى وكيف تغييرات ضرورية لوضع أفضل تنظيم الإرشاد والتركيز على احتياجات العميل والمضي قدما في برامج التنمية الريفية والاستدامة. قوة ومرونة من سكان المناطق الريفية والزراعية التقليدية والاتجاه نحو مجتمع لامركزي مع المزيد والمزيد من سكان المدن الانتقال إلى بلد تشير إلى أن المجتمعات الريفية الناجحة سيعتمد على قدرة الناس على التغيير، على التكيف، والعمل نحو مستقبل أفضل . في 1990s، وتسهيل مشاركة المزارعين هو النشاط الرئيسي التمديد (الدوائر، 1993). يتيح إعادة تنظيم إطار للالتزام على المدى الطويل في التنمية الريفية. ويجري تشجيع المنظمات وحدات فرعية لوضع فرق العمل لضمان أن كل قطاع يدمج الموظفين والخدمات إلى متماسكة، وحدة الأعمال التجارية التي تركز. ويعتقد أن التشاور والمشاركة على أنها ضرورية لنجاح التنمية وتنفيذ الأهداف والغايات التنظيمية. ويطلب من كل فريق العمل لتطوير عملية فعالة لمناقشة التحديات والفرص الرئيسية التي تواجه المنظمة، إن أمكن، على مدى العقد المقبل. ثم يتم تطوير الخطط الاستراتيجية المحدثة. وتشكل هذه الخطط الإطار لتركيز الموارد التنظيمية على المناطق الاستراتيجية باستخدام نهج مرحلي. ثم يتم تنفيذ الخطط المحدثة من قبل فرق العمل في جميع مستويات الإدارة. وتشمل أهداف فريق العمل: 1. إشراك جميع مستويات الموظفين بالتشاور 2. تصميم وتنفيذ عملية لوضع أهداف وأهداف المنظمة والوحدة؛ عملية استراتيجية لخمس إلى عشر سنوات القادمة 3. تحديد وتوضيح الهياكل التنظيمية وتحديد المهام، والعملاء، ونماذج تقديم الخدمات 4. تحديد التغيرات ونظموا النهج حاجة للانتقال من الوضع الراهن إلى ما سيكون مطلوبا خلال 3-5 سنوات القادمة 5. تحديد واقتراح الأولويات لوضع السياسات والبرامج 6. دمج أهداف للحد من النفقات، وتحسين جودة الخدمة، وإدارة القوى العاملة، والمساءلة، والتكنولوجيا، وتحسين العملية التجارية 7. يحدد تاريخ البدء وتاريخ أول تقرير الشكل 1. نموذج التخطيط الاستراتيجي (المصدر: صحيفة وقائع OMAD التخطيط الاستراتيجي، 1991). التخطيط الإداري إذا يمكن ربط التخطيط على المدى الطويل إلى "ماكرو" يمكن ربط التخطيط الإداري ثم إلى "الصغرى". التخطيط الإداري هو تنفيذ للخطة الاستراتيجية؛ ذلك هو الجمع بين الموارد لتحقيق أهداف ومهام التنظيم العام. يركز التخطيط الإداري على نشاط وحدة معينة وينطوي على ما يجب القيام به، على يد من ومتى وبأي ثمن. تخدم عملية التخطيط الاستراتيجي كمظلة على عملية تخطيط إدارة التي تتعامل مع ما يلي: 1. وضع الأهداف والغايات الفردية 2. نتائج التنبؤ والمشاكل المحتملة 3. تطوير البدائل، واختيار البدائل، وتحديد الأولويات 4. تطوير الميزانيات المرتبطة بها 5. إنشاء مدخلات الموظفين 6. وضع سياسات محددة تتعلق الوحدة 7. تخصيص الموارد المادية